Hợp đồng chuyển văn phòng trọn gói ghi lại việc bên cung cấp tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển và lắp đặt tài sản theo danh mục, còn bên thuê thanh toán theo giá đã thỏa thuận. Hợp đồng này có cả phần dịch vụ (tháo lắp, đóng gói, sắp xếp) và phần vận chuyển tài sản; Bộ luật Dân sự 2015 có quy định riêng cho hợp đồng dịch vụ và hợp đồng vận chuyển tài sản.
Điều khoản rõ ràng giúp hai bên xử lý phát sinh, chậm tiến độ và hư hỏng theo văn bản thay vì tranh luận tại hiện trường. Dưới đây là sáu nhóm điều khoản nên có và cách nhận ra hợp đồng còn thiếu.
Phạm vi công việc và danh mục tài sản
Phạm vi công việc liệt kê những việc bên cung cấp làm: tháo dỡ, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển, lắp đặt, sắp xếp, dọn mặt bằng nếu có. Danh mục tài sản nên là phụ lục không tách rời của hợp đồng, ghi số lượng và tình trạng từng nhóm tài sản trước khi chuyển.
Danh mục tài sản là căn cứ khi nghiệm thu và khi yêu cầu bồi thường. Thiếu danh mục, rất khó chứng minh một món đồ đã có mặt hoặc đã nguyên vẹn trước khi chuyển.
Giá, đặt cọc và thanh toán
Điều khoản giá cần ghi tổng giá, giá đã gồm hay chưa gồm VAT, và các hạng mục chưa gồm trong giá. Điều khoản thanh toán cần ghi mức đặt cọc, thời điểm thanh toán phần còn lại và hình thức thanh toán.
- Mức đặt cọc khác nhau giữa các đơn vị: một mẫu hợp đồng phổ biến dùng mức 10% giá trị hợp đồng, trong khi một số đơn vị yêu cầu 30–40%.
- Phần còn lại nên thanh toán sau khi nghiệm thu, kèm biên bản thanh lý và hóa đơn nếu doanh nghiệp cần.
- Chuyển khoản tới tài khoản đúng tên pháp nhân trên hợp đồng.
Thời gian, địa điểm và thay đổi lịch
Hợp đồng cần ghi ngày giờ thực hiện, địa chỉ đi và đến, và quy định khi một bên muốn đổi lịch. Một mẫu hợp đồng chuyển nhà, văn phòng trọn gói yêu cầu bên thuê báo trước 2 ngày khi đổi thời gian. Nếu tòa nhà chỉ cho chuyển đồ trong khung giờ nhất định, hãy ghi khung giờ đó vào hợp đồng.
Phát sinh và cách xác nhận
Điều khoản phát sinh nói rõ trường hợp nào giá được điều chỉnh, ví dụ khối lượng đồ tăng so với danh mục, đổi địa chỉ hoặc thêm hạng mục tháo lắp. Mỗi khoản phát sinh nên được báo giá và xác nhận bằng văn bản hoặc tin nhắn trước khi làm.
Hợp đồng không có điều khoản phát sinh không có nghĩa là sẽ không phát sinh. Nó chỉ có nghĩa là hai bên chưa thống nhất cách xử lý.
Bồi thường và phạt vi phạm
Điều khoản bồi thường cần trả lời ba câu hỏi: bồi thường khi nào, theo giá trị nào và trong thời hạn nào. Một mẫu hợp đồng phổ biến quy định bên cung cấp bồi thường hư hỏng hoặc mất mát theo giá thị trường tại thời điểm vận chuyển. Cách khác là bồi thường theo giá trị khai báo trong danh mục tài sản.
Điều khoản phạt vi phạm xử lý chậm tiến độ hoặc hủy hợp đồng. Ví dụ, mẫu hợp đồng nói trên quy định nếu bên cung cấp chậm hơn 1 ngày mà không thực hiện thì hoàn trả tiền cọc và bồi thường thêm một khoản bằng tiền cọc, trừ khi hai bên thỏa thuận khác. Trách nhiệm theo pháp luật và quy trình khiếu nại có trong bài bồi thường hư hỏng khi chuyển văn phòng.
Nghiệm thu, thanh lý và giải quyết tranh chấp
Nghiệm thu là bước đối chiếu tài sản tại văn phòng mới với danh mục và ghi lại tình trạng vào biên bản. Hư hỏng phát hiện lúc nghiệm thu cần ghi ngay vào biên bản, kèm ảnh. Điều khoản tranh chấp thường quy định thương lượng trước, không thành thì đưa ra tòa án có thẩm quyền.
Checklist điều khoản trước khi ký
| Điều khoản | Cần ghi | Dấu hiệu còn thiếu |
| Phạm vi và danh mục | Việc làm; danh mục tài sản là phụ lục | Chỉ ghi "chuyển văn phòng trọn gói" |
| Giá và VAT | Tổng giá, VAT, hạng mục chưa gồm | Chỉ có một con số tổng |
| Đặt cọc, thanh toán | Mức cọc, thời điểm, tài khoản | Không ghi điều kiện hoàn cọc |
| Thời gian | Ngày giờ, địa chỉ, khung giờ tòa nhà | Không có quy định đổi lịch |
| Phát sinh | Trường hợp điều chỉnh giá, cách xác nhận | Không nhắc tới phát sinh |
| Bồi thường, phạt | Căn cứ giá trị, thời hạn khiếu nại, mức phạt | Chỉ ghi "bồi thường nếu hư hỏng" |
| Nghiệm thu, tranh chấp | Biên bản, cách giải quyết | Không có biên bản nghiệm thu |
Bạn có thể đối chiếu với một mẫu hợp đồng chuyển nhà, văn phòng trọn gói để thấy cách các điều khoản được viết. Hợp đồng chỉ hứa hẹn bằng lời mà không có các điều khoản trên là một trong các dấu hiệu dịch vụ chuyển văn phòng kém chất lượng. Đọc hợp đồng là bước 4 trong quy trình chọn công ty chuyển văn phòng trọn gói.
